W każdym archiwum rodzinnym podstawowym materiałem jest papier zapisany ręcznie lub maszynopisem. Aby w archiwum panował porządek i dało się w nim odnaleźć poszczególne materiały, a także by je dobrze zabezpieczyć, ważne jest ich odpowiednie ułożenie i opisanie.
Podane niżej wskazówki bazują na metodach opracowywania zbiorów stosowanych w archiwistyce. Można je oczywiście modyfikować, warto jednak trzymać się pewnych ogólnych ustaleń, jak np. tego, by nie mieszać dokumentów, jeśli ktoś już im nadał wcześniej określony układ, stosować precyzyjne opisy (najgorszym wariantem jest opis „Różne” lub „Varia”) i usuwać metalowe lub plastikowe elementy.
Segregacja, czyli podział na większe grupy
Gdy przejmujemy archiwum od innych osób, trzeba zwrócić uwagę na to, czy został mu nadany jakiś układ. Być może ktoś już starał się je przynajmniej częściowo uporządkować. Niezależnie od tego, jak duże zbiory otrzymamy, powinniśmy uszanować ich strukturę. Nie oznacza to jednak, że nie będziemy mieli przy tym pracy.
Pierwszym krokiem jest więc zapoznanie się z całością zbiorów, a następnie podzielenie ich na większe grupy (w archiwistyce nazywanych seriami). Sprawdzi się to szczególnie w przypadku większych archiwów. Materiały można podzielić np. według gałęzi rodziny, małżeństw, poszczególnych osób, ewentualnie nawet rodzinnych firm czy majątków. Jeśli mapy, ulotki, afisze, zdjęcia, pamiątki nie są połączone z dokumentacją papierową i stanowią odrębne kolekcje, możemy również stworzyć z nich odrębne serie. Jeśli dokumentów takich nie było dużo i były związane z konkretnymi osobami, można umieścić je na końcu danej grupy, nie powinno się ich bowiem mieszać z dokumentami.
Uwaga: dobrze jest robić w trakcie prac notatki, np. spisać sobie grupy, na jakie chcemy podzielić całość zbiorów. Przyda się to później, gdy trzeba będzie wszystko ostatecznie ułożyć. Dobrą praktyką jest również odnotowywanie wszystkiego, co wiemy o pochodzeniu materiałów, ich losach, związanych z nimi członkach rodziny.
Formowanie jednostek archiwalnych
W obrębie jednej osoby, rodziny lub rodzinnego przedsiębiorstwa (czyli jednej serii) możemy podzielić materiały dalej tematycznie lub chronologicznie. Podział tematyczny może oznaczać etapy życia: szkoła, studia, praca, działalność społeczna. W ten sposób możemy uformować jednostki archiwalne.
Jednostką może być teczka z plikiem dokumentów lub pojedynczy dokument, ale zazwyczaj dzieje się tak w przypadku dokumentów pergaminowych, których trudno spodziewać się w typowym rodzinnym archiwum. Jednostką może być również księga, ale już np. zeszyty szkolne powinniśmy zebrać w większą grupę, nie traktować każdego jako jednostki. Z kolei pamiętniki, dzienniki i albumy ze zdjęciami powinno się traktować jako odrębne jednostki archiwalne.
W teczce możemy zgromadzić np. legitymacje, świadectwa, dyplomy czy korespondencję dotyczącą jednej osoby. Jeśli danej dokumentacji, np. listów, jest więcej i nie zmieści się ona w teczce, dzielimy ją wtedy na więcej teczek. Grubość jednej nie powinna przekraczać 5 cm, w innym wypadku dokumenty mogą się pozaginać, a co za tym idzie – będą się stopniowo niszczyć. Czasami ktoś już wcześniej ułożył dokumenty w teczkach i warto to zachować, ewentualnie zamienić teczkę na niezniszczoną i bezkwasową, a następnie odpowiednio ją opisać.
Powinniśmy również zwrócić uwagę na materiały, które nie pasują do zbioru. Warto wtedy zapytać o nie osobę, która je przekazała, być może wtedy wyjaśni się, skąd pochodzą i co z nimi zrobić. Naszą uwagę powinny przyciągnąć również wszelkie dokumenty, które są zniszczone, uległy zagrzybieniu czy zamoczeniu. Konserwację możemy w niektórych przypadkach przeprowadzić w warunkach domowych, w innych sytuacjach można zgłosić się do odpowiedniego Archiwum Państwowego. Takie dokumenty należy na czas konserwacji wyłączyć ze zbioru, ale dobrze jest zanotować, gdzie mają się znaleźć po powrocie.
Wewnątrz teczki dokumenty powinny być ułożone chronologiczne, od najstarszego na górze do najmłodszego na dole. Należy usunąć również wszystkie elementy metalowe lub plastikowe, jak np. zszywki czy spinacze. Metal pod wpływem wilgoci pokryje się z czasem rdzą, a ta zostawi ślady na papierze. Plastikowe koszulki również nie są dobre. Jeśli dostanie się do nich choćby odrobina wody, która nie będzie miała możliwości odparowania, papier rozmięknie. Złożone dokumenty powinny w miarę możliwości zostać rozprostowane, co zabezpieczy je przed dalszymi zniszczeniami.
Gdy mamy do czynienia np. z listem i załącznikami do niego, możemy wykorzystać kawałek zwykłej, białej, zgiętej na pół kartki. Możemy w nią zebrać plik dokumentów, żeby zaznaczyć, że stanowią one całość. Niedobrze jest po rozszyciu takich plików wymieszać je z innymi dokumentami. Musimy pamiętać, że nawet jeśli układamy je chronologicznie, to wszelkie załączniki, nawet jeśli są starsze, muszą przynależeć do głównego dokumentu. Po ułożeniu chronologicznym należy ponumerować karty ołówkiem w prawym górnym rogu.
Opis
Na samej górze teczki możemy podać nazwę, np. „Archiwum rodziny X”. Nieco niżej powinien znaleźć się tytuł jednostki archiwalnej w formie hasła, które jak najlepiej opisze jej zawartość. Opis nie powinien być zbyt długi, ale należy również wystrzegać się haseł takich jak wspomniane wcześniej „varia” bądź „różne”. Nie informują one, oczywiście, co kryje się pod takim tajemniczym hasłem i o ile rodzinny archiwista być może to jeszcze zapamięta, o tyle ktoś, kto zobaczy później takie określenie, nie będzie wiedział, czy są to materiały, których poszukuje.
Następną informacją w opisie powinny być roczne daty skrajne, np. 1950–1960, czyli okres, którego dotyczą materiały, od najstarszej daty do najpóźniejszej. Jeśli nie ma chronologicznej ciągłości i występują luki, wtedy trzeba to uwzględnić, zapisując np. 1950–1954, 1956–1960. Gdyby zdarzyło się tak, że jakiś załączony dokument jest starszy (bądź młodszy) niż przyjęty przedział, wówczas można wspomnieć tę datę na początku, lub na końcu w nawiasie, np. (1948) 1950–1960 (1963).
W prawym dolnym rogu teczki jest miejsce na sygnaturę (czyli unikatowy numer jednostki), którą nadajemy jednak dopiero wtedy, gdy będziemy mieli poukładane wszystkie teczki.
Dużą pomocą mogą okazać się w przyszłości kartki, na których będziemy zapisywać tytuły teczek i ich daty. Wystarczy przygotować sobie nawet małe karteczki, po jednej na teczkę. Można zawrzeć na niej również dodatkowe elementy opisu, takie jak zawartość, czyli to co znajduje się w teczce lub albumie, liczba stron, rozmiar jednostki, dzieje materiałów, ich pochodzenie, czyli źródło pozyskania, język, opis techniczny (czy jest to maszynopis, rękopis, akta luźne, poszyt, księga), stan zachowania (dobry, do konserwacji), miejsce przechowywania oryginałów, jeśli akta, którymi dysponujemy, to kopie lub odpisy.
Nadanie układu
Gdy wszystkie jednostki zostały odpowiednio zabezpieczone i opisane, przychodzi czas na ich ułożenie w odpowiedniej kolejności. Dobrze jest wtedy wrócić do spisu większych grup i układać teczki w ramach każdej z nich. Dużo zależy tutaj od pomysłu osoby porządkującej zbiory. Układać można chronologicznie, tematycznie czy według wagi dokumentów. Jak wspominano wcześniej, materiały inne niż tekstowe (pisane i drukowane), a więc zdjęcia, druki ulotne, plakaty, mapy itd. – o ile nie stanowią specjalnie gromadzonej kolekcji – najlepiej jest ułożyć na końcu grupy. Nadawanie układu można przeprowadzić, posługując się najpierw wyżej wspomnianymi karteczkami. Łatwiej jest bowiem układać kartki i planować z ich użyciem kolejność teczek, niż przekładać same teczki. Potem należy już tylko odtworzyć ten sam układ na jednostkach archiwalnych.
Gdy całość akt będzie uporządkowana, każdą jednostkę należy ponumerować, w ten sposób zyskają one sygnatury, które również dobrze jest zapisać na małych kartkach. Na koniec można sporządzić inwentarz, który będzie nie tylko pomocą w poszukiwaniu materiałów w przyszłości i da pełen obraz tego, co znajduje się w danym archiwum rodzinnym, ale przede wszystkim stanowić będzie kompendium wiedzy o rodzinie i jej losach. Przy okazji może stać się również cenną pamiątką.
W inwentarzu wystarczy spisać tylko kolejne sygnatury, tytuły teczek, daty skrajne i podać opis fizyczny. Można to jednak uzupełnić o wszystkie dodatkowe dane, jakie udało się ustalić. Jeśli czas pozwala, warto pokusić się o sporządzenie wstępu z dziejami rodziny, jej genealogią oraz historią i opisem zbiorów.
***
Artykuł jest czwartą częścią cyklu poświęconego archiwom rodzinnym i ich prowadzeniu. Honorowy patronat nad nim objął Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych.
Bibliografia
- Metodyka pracy archiwalnej, red. Stanisław Nawrocki, Stanisław Sierpowski, Wyd. Naukowe UAM, Poznań 1995.
- Poradnik rodzinnego archiwisty, pod red. Joanny Chojeckiej, Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Warszawa 2020.
- Halina Robótka, Opracowanie i opis archiwaliów, Wydawnictwo Naukowe UMK, Toruń 2010.
