Fotografie są jednym z najczęstszych elementów rodzinnych zbiorów archiwalnych. Zatrzymanie w kadrze ważnego momentu, utrwalenie wyglądu postaci, ich twarzy, czasem miejsc, jest potrzebą, która towarzyszy ludziom od pokoleń. Aby jednak zdjęcia służyły potomnym, konieczny jest ich odpowiedni opis i zabezpieczenie.
Każde zdjęcie, nawet najbardziej cenne, staje się niemal bezużyteczne, jeśli nie wiadomo, co ono przedstawia. Idealna jest sytuacja, w której fotografia zostaje opisana wkrótce po jej wykonaniu i wywołaniu (w przypadku zdjęć z kliszy) lub skopiowaniu z pamięci aparatu (w przypadku zdjęć cyfrowych). Często tego zaniedbujemy w przypadku naszych własnych zdjęć. Dzieje się tak z powodu braku czasu, a także przeświadczenia, że przecież na zdjęciach znajdują się najbliższe nam osoby, których nie ma potrzeby opisywać. Tymczasem my sami, dostając do ręki fotografie sprzed 50 lat, często nie będziemy w stanie rozpoznać widocznych na nich osób, jeśli sami ich nie znaliśmy (a czasem nawet jeśli były nam niegdyś dobrze znane) i nie ma nikogo, kogo moglibyśmy o nie zapytać. Niezwykle ważne jest więc opisywanie zdjęć na bieżąco z podaniem imion i nazwisk, a także miejsca i daty.
Trzeba pamiętać również, że zdjęcie jest materiałem bardzo wrażliwym, narażonym na zniszczenie pod wpływem wilgoci czy światła. Są jednak proste sposoby na to, by takie materiały zabezpieczyć i utrzymać w dobrym stanie, aby mogły z nich korzystać inne osoby.
Porządkowanie
Zdjęcia występujące w zbiorach rodzinnych najczęściej gromadzone są w dużej liczbie i dotyczą praktycznie każdego członka rodziny. Trzeba pamiętać, żeby nie rozdzielać kolekcji, którą ktoś już zebrał. Można ją potraktować jako osobną serię lub podserię. Zdjęcia najlepiej jest umieszczać w jednej większej grupie z materiałami dotyczącymi tej samej osoby lub gałęzi rodziny czy małżeństwa. Powinno się je umieścić w zbiorach zaraz po dokumentach pisanych.
Uwaga: w przypadku, gdy ktoś zajmował się fotografią hobbystycznie czy zawodowo lub zbierał zdjęcia niezwiązane z rodziną, należy je oddzielić od zdjęć rodzinnych i potraktować jak osobną kolekcję.
Dużą grupę zdjęć warto następnie podzielić na tematy. Tematem może być zarówno wydarzenie – np. ślub, wycieczka, chrzciny, pogrzeb, spotkanie – jak i osoba, okres w życiu – np. dzieciństwo, młodość, okres szkolny, studia, praca – czy też miejsce – np. konkretna miejscowość, dom rodzinny. W ramach jednego tematu można umieścić jedno, kilka, kilkanaście czy nawet kilkadziesiąt zdjęć, dobrze jest jednak ułożyć je chronologicznie.
Pracując nad archiwum rodzinnym, nie musimy oczywiście decydować się na podział na tematy, ale dobrze jest nadać zdjęciom przynajmniej układ chronologiczny, sortując je od najstarszych do najmłodszych. Porządkowanie tematyczne może się sprawdzić tylko wówczas, gdy zdjęć jest bardzo dużo i trudno jest nam odtworzyć datę każdego zdjęcia.
Ważne! Jeśli zdecydujemy się na stworzenie inwentarza, zdjęcia muszą być uformowane w jednostki archiwalne (jednostka archiwalna jest równocześnie jednostką inwentarzową), czyli grupy zdjęć powiązane ze sobą tematem lub pojedyncze zdjęcia, jeśli nie można ich powiązać z innymi.
Opis
Podstawą opracowania zdjęć jest zastosowanie odpowiedniego opisu, który powinien znaleźć się w inwentarzu, ewentualnie również na specjalnej karcie. Może to być karta ze zdjęciem (tzw. karta zabezpieczająca), ewentualnie koperta lub zupełnie oddzielny arkusz.
Jeśli decydujemy się na podział tematyczny, możemy sporządzić opis dla każdego tematu, czyli jednego zdjęcia lub grupy zdjęć, według wskazówek Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych:
- Nazwa zbioru (np. Archiwum rodziny X)
- Sygnatura tematu
- Opis treści tematu i data wydarzenia
- Imię i nazwisko autora fotografii i data jej wykonania
- Numer i rozmiar negatywu
- Ilość odbitek pozytywowych
- Uwagi
W tym przypadku każde pojedyncze zdjęcie (w ramach tematu może znajdować się więcej fotografii różniących się między sobą szczegółami opisu) powinniśmy również umieścić na specjalnej karcie zabezpieczającej, która powinna zawierać następujące dane:
- Nazwiska i imiona osób znajdujących się na fotografii oraz inne dane dotyczące tych osób
- Nazwy własne obiektów znajdujących się na fotografii
- Szczegółowe hasła przedmiotowe
- Opis szczegółowy
- Data wykonania fotografii
- Zakład fotograficzny
- Autor fotografii
- Autorskie prawa majątkowe
- Numer i rozmiar negatywu w mm, w kolejności: podstawa x wysokość, z podaniem statusu tego negatywu (oryginał, kopia zabezpieczająca, kopia użytkowa)
- Liczba i rozmiar odbitek pozytywowych (z zaznaczeniem ilości dubletów) w cm, w kolejności: podstawa x wysokość, oraz technika wykonania
- Informacje o formacie zapisu i wielkości pliku komputerowego, z podaniem statusu tego negatywu (oryginał, kopia zabezpieczająca, kopia użytkowa)
- Sygnatura obrazu (Uwaga: jest to sygnatura, inaczej numer tematu, łamana przez kolejne zdjęcie w temacie)
- Uwagi
- Autor i data sporządzenia i ewentualnej modyfikacji opisu
Poradnik stworzony przez Archiwa Państwowe przeznaczony dla archiwistów rodzinnych proponuje jeszcze inne rozwiązanie:
- Numer jednostki
- Tytuł
- Zawartość – opis ważnych elementów, np. dedykacji, autografów, występujących osób
- Daty skrajne – daty roczne od najstarszej do najmłodszej
- Rozmiar – liczba odbitek, rozmiar i numer negatywów
- Dzieje – inaczej historia powstania zdjęć
- Źródło pozyskania
- Język – widniejący najczęściej na odwrocie fotografii
- Charakterystyka fizyczna (negatyw, pozytyw, płytka szklana) i stan zachowania (dobry lub zły)
- Oryginały i miejsce ich przechowywania (w przypadku, gdy dysponujemy kopiami)
- Powiązanie z innymi materiałami – wskazanie związku z innymi dokumentami, które znajdują się w archiwum rodzinnym
- Uwagi
W rodzinnym archiwum nie musimy stosować się do tych zasad, warto jednak przynajmniej coś z nich zaczerpnąć. Czasami wystarczy pogrupowanie zdjęć tematami i zrobienie kart zabezpieczających dla każdego zdjęcia. Na karcie takiej możemy podać informacje, które znajdują się już w opisie tematu, ale poza tym dodajemy sygnaturę konkretnego zdjęcia, a opisując treść, wymieniamy również rozpoznane na zdjęciu osoby. Sygnaturę można zapisać na odwrocie odbitki pozytywowej, ale najlepiej zrobić to miękkim, delikatnym ołówkiem. Można ją umieścić również na kopercie, która zawiera zdjęcie lub zdjęcia.
Sporządzając opis, należy zwracać baczną uwagę na wszelkie elementy fotografii, które mogą odpowiedzieć na pytanie, kiedy, gdzie i w jakich okolicznościach powstała. Czasami kierunek może wskazać budynek obecny w tle. Narodowe Archiwum Cyfrowe lub archiwa społeczne proszą czasami za pośrednictwem mediów społecznościowych o pomoc w rozpoznaniu miejsca na zdjęciu. Jest to na pewno droga, którą może pójść również archiwista rodzinny, próbując sporządzić opis zdjęcia. Pomóc mogą również wszelkie napisy z nazwami miejscowości i ulic oraz szyldy sklepów. Ulice można zlokalizować dzięki dawnym planom miejscowości. Trudniej może być ze sklepami, chociaż tutaj pomocą mogą służyć dawne gazety i książki teleadresowe. Z kolei w przypadku zdjęć żołnierzy dobrze jest zwrócić uwagę na wszelkie oznaczenia na mundurach, które mogą pomóc ustalić jednostkę lub stopień danej osoby.
Zabezpieczenie
W zależności od tego, czy mamy do czynienia z negatywami czy pozytywami, należy podjąć odpowiednie kroki i wyposażyć się w odpowiednie materiały, aby dobrze zabezpieczyć fotografie. Najczęściej spotykane są odbitki pozytywowe, a więc zdjęcia odbite na papierze fotograficznym. W domowych warunkach, korzystając z łatwo dostępnych pomocy, można łatwo zabezpieczyć zdjęcia na kilka sposobów.
Sposób 1: Karta zabezpieczająca
Na karcie A4 należy nadrukować lub napisać odręcznie opis zdjęcia lub tematu. Następnie należy zrobić odpowiednie nacięcia, tak aby można było włożyć w nie zdjęcie:
Sposób 2: Obwoluta
Obwoluty na zdjęcia są najczęściej zamawiane w archiwach państwowych na wymiar i wykonuje się je z papieru bawełnianego, ale można je również wykonać samodzielnie. Należy wówczas dociąć arkusz papieru odpowiedniej wielkości (A4 sprawdzi się tylko w przypadku małych zdjęć, lepszy będzie więc format A3) do wybranego zdjęcia.
Sposób 3: Koperty
Z koperty o odpowiednim formacie należy odciąć część pokrytą klejem. Na samej kopercie należy umieścić opis, a zdjęcie włożyć do środka.
Warto pamiętać: zdjęcia dobrze jest przeglądać w specjalnych bawełnianych rękawiczkach. Nie powinno się ich również opisywać na odwrocie, zwłaszcza w przypadku starych zdjęć. Zanieczyszczeń nie należy próbować samodzielnie zmywać wodą czy innym płynem – najlepiej jest zgłosić się po pomoc do odpowiedniego archiwum państwowego. Jeśli planujemy cyfryzację, powinniśmy pomyśleć o konserwacji jeszcze przed zrobieniem zdjęć lub skanów naszych fotografii.
Albumy
Nieco inaczej ma się sprawa z albumami fotograficznymi. Je również możemy porządkować chronologicznie, ale pamiętać należy, że zazwyczaj cały album będzie stanowił jednostkę archiwalną i nie ma potrzeby dzielić go na tematy. Można jednak zastosować opis podobny do tego, który proponują autorzy podręcznika wydanego przez NDAP dla osób opracowujących archiwa rodzinne:
- Numer
- Tytuł
- Zawartość – np. jakiej osoby dotyczy album, kto występuje na zdjęciach, jakiego wydarzenia lub okresu życia dotyczą zdjęcia
- Daty skrajne
- Rozmiar – liczba stron i ich format
- Dzieje
- Źródło pozyskania
- Język
- Charakterystyka fizyczna i stan fizyczny
- Oryginały i miejsce ich przechowywania (w przypadku, gdy dysponujemy kopiami)
- Powiązanie z innymi materiałami – wskazanie związku z innymi dokumentami, które są w archiwum rodzinnym
- Uwagi
W albumie należy ponumerować karty ołówkiem, sygnaturę najlepiej jednak nanieść na pudełko, w którym będzie przechowywany album. Pudełka takie można zakupić w specjalnych sklepach z materiałami do przechowywania archiwaliów. Warto się w nie zaopatrzyć, ponieważ będą dobrze chronić album w przyszłości.
W starych albumach często znajdują się przekładki z cienkiego papieru lub plastiku oddzielające zdjęcia. Jeśli przekładki papierowe są zniszczone, pociemniałe i się kruszą, można spróbować je usunąć i zastąpić papierem bawełnianym, papierem bezkwasowym, a nawet zwykłym białym. Przekładki plastikowe, choć często w dobrym stanie, nie są na dłuższą metę bezpiecznym rozwiązaniem i powinno się je usunąć oraz zastąpić papierem. Zdjęcia nie powinny się ze sobą stykać, ponieważ mogą się skleić, podobnie zresztą jak może się do nich przykleić plastik, powodując uszkodzenia.
Fotografie są najczęściej tymi materiałami, które budzą najwięcej wspomnień i emocji, ponieważ działają poprzez obraz pozwalający przywołać z pamięci konkretne osoby, miejsca i zdarzenia. Często wymagają również wiele uwagi i różnorodnych zabiegów, aby zapewnić im jak najlepsze warunki przechowywania.
***
Artykuł jest czwartą częścią cyklu poświęconego archiwom rodzinnym i ich prowadzeniu. Honorowy patronat nad nim objął Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych.
Bibliografia
- Metodyka pracy archiwalnej, red. Stanisław Nawrocki, Stanisław Sierpowski, Wyd. Naukowe UAM, Poznań 1995.
- Poradnik rodzinnego archiwisty, pod red. Joanny Chojeckiej, Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Warszawa 2020.
- Halina Robótka, Opracowanie i opis archiwaliów, Wydawnictwo Naukowe UMK, Toruń 2010.
- Decyzja Nr 8 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 24 kwietnia 2006 r. w sprawie wprowadzenia wskazówek metodycznych dotyczących zasad opracowania fotografii w archiwach państwowych.
