Jak przy każdym większym zadaniu, potrzebujemy planu. Ten artykuł pokaże, jak w kilku krokach zapanować nad swoimi dokumentami i pamiątkami, zorganizować dla nich przestrzeń i zaplanować kolejne czynności.

Na samym początku warto uświadomić sobie, że nie ma jednej metody postępowania i mogą przydarzyć się różne nieprzewidziane sytuacje. Organizacja archiwum rodzinnego to często zadanie na dłuższy czas i będzie wymagało od nas zaangażowania, skupienia i refleksji. Finał może jednak zaskoczyć samych twórców, a także wszystkich tych, którzy mieli swój udział w całym przedsięwzięciu.

1. Zaczynamy od siebie

Dobrze jest przyjrzeć się najpierw własnej dokumentacji, czyli zobaczyć, w jaki sposób jest ułożona, być może posegregowana w grupy. Przede wszystkim jednak musimy sprawdzić, co w ogóle mamy zgromadzone we własnym domu. Dobrym początkiem jest zrobienie ogólnej listy naszych „papierów”. Nie musimy spisywać każdego z nich po kolei, a tylko ich grupy, np. świadectwa szkolne, notatki ze studiów, dyplomy, rachunki za gaz, dokumenty bankowe, ważne faktury i rachunki. Propozycji jest wiele i absolutnie nie ma jednego wzoru. Wszystko zależy od nas i naszych zbiorów.

Tworzenie archiwum rodzinnego można zacząć od przejrzenia zawartości domowych segregatorów (fot. tookapic, Pixabay)

2. Gromadzimy dokumenty rodzinne

Przeglądanie szuflad i szafek, czasami na strychu lub w piwnicy, może być fascynujące, zwłaszcza gdy będziemy mieć obok nas osobę, która opowie o znaleziskach. Trzeba jednak pamiętać, że pozyskanie materiałów do rodzinnego archiwum jest procesem delikatnym i do tego trudnym. Na początek dobrze jest zastanowić się, z kim chcielibyśmy porozmawiać o samej idei archiwum rodzinnego. Można przygotować listę z telefonami i adresami (szczególnie, jeśli chodzi o rodzinę dalszą niż rodzice czy dziadkowie), uzgodnić i zaplanować odwiedziny. Być może taka rozmowa skończy się właśnie tym, że ktoś z bliskich zdecyduje się przekazać dokumenty do rodzinnego archiwum.

W pracy archiwisty rodzinnego może przydać się również dyktafon (lub po prostu smartfon) (fot. Nenad Stojkovic, CC BY 2.0)

Warto przygotować się również na możliwość nagrywania rozmowy, szczególnie jeśli członkowie rodziny będą pokazywać swoje materiały i o nich opowiadać. Przede wszystkim jednak opowieść o dokumentach może złożyć się w historię ich życia, często taką, o której niewiele wcześniej wiedzieliśmy. Dobrze jest wyposażyć się w dyktafon lub aparat do nagrywania filmów, należy też uprzedzić wcześniej o takiej ewentualności, np. w chwili gdy będziemy ustalać wizytę. Takie nagranie będzie cenną pamiątką i dużą pomocą przy pracach nad archiwum.

Trzeba mieć na uwadze, że rodzina może nie chcieć dzielić się dokumentami, a przynajmniej nie w pierwszym momencie, i trzeba to uszanować. Dla wielu osób świadectwa ich przeszłości, szczególnie dzieciństwa i młodości, to coś, z czym nie chcą się rozstawać. Opowiadając im o swoim pomyśle na rodzinne archiwum, nie wolno naciskać na oddanie materiałów. Warto natomiast podkreślić, że będą one odpowiednio zabezpieczone przed zniszczeniem, nikt ich nie wyrzuci, a osoba, która je podarowała, będzie miała do nich dostęp.

Jeśli wizyta zakończy się przekazaniem daru do archiwum, dobrą praktyką będzie zrobienie notatki na temat tego, co pozyskano, kiedy, od kogo i w jakich okolicznościach. Już w domu można przesłuchać nagranie jeszcze raz, przeglądając dokumenty, i zapisywać np. na fiszkach wspominane i występujące w dokumentach osoby (imię i nazwisko, data urodzenia, wykonywany zawód).

3. Ustalamy miejsce przechowywania

Gdy pozyskamy już materiały do archiwum i będziemy widzieć, ile mniej więcej przestrzeni zajmują, kolejnym krokiem będzie znalezienie dla nich odpowiedniego miejsca. Archiwalia nie mogą być przechowywane ani tam, gdzie jest zbyt wilgotno, ani tam, gdzie jest zbyt ciepło. Czasami dwiema lokalizacjami, jakie się nasuwają, jest piwnica lub strych, trzeba mieć jednak na uwadze, że są to miejsca, do których podczas ulewy łatwo może dostać się woda, a podczas upałów może być z kolei zbyt gorąco. Najlepszym miejscem byłaby więc szafa lub szafki w domu czy mieszkaniu. Trzeba wziąć pod uwagę również to, że po uporządkowaniu i przełożeniu do teczek lub kartonów, archiwum będzie potrzebowało nieco więcej przestrzeni. Poza tym nie można wykluczyć, że zbiory będą uzupełniane.

4. Dalsze poszukiwania

Zbierając rodzinne materiały, być może spotkamy się z bardzo starymi dokumentami lub materiałami, w których wspomniane będą osoby już nieżyjące, o których niewiele wiadomo. Stąd konieczne może być weryfikowanie informacji u innych członków rodziny lub nawet prowadzenie poszukiwań w archiwach, bibliotekach czy muzeach lub archiwach społecznych, czyli wszędzie tam, gdzie przechowywane są tzw. zbiory specjalne, często dotyczące danego regionu. Może się okazać, że potrzebne będą wyjazdy do innych miejscowości. Na początku jednak wystarczy sięgnąć do tego, co mamy na wyciągnięcie ręki, a w zasadzie myszki naszego komputera. Przydatnymi adresami będą:

Konieczne mogą być odwiedziny w archiwach lub bibliotekach (fot. kropekk_pl, Pixabay)

Poszczególne miasta czy powiaty lub województwa mają internetowe bazy danych, w których znajduje się wiele informacji genealogicznych o ich mieszkańcach. Na „Szukaj w Archiwach” dostępne są zeskanowane księgi metrykalne z parafii lub z urzędów stanu cywilnego. Znajdziemy w nich dane dotyczące ślubów, pogrzebów, narodzin i chrztów. Z kolei w bibliotekach cyfrowych możemy wyszukiwać nazwiska i miejscowości występujące w dawnej lokalnej prasie. Archiwa społeczne to zaś kopalnia wiedzy o różnych regionalnych inicjatywach i instytucjach, które przechowują chociażby zdjęcia.

W ten sposób można również szukać informacji o rodzinie – tych podstawowych, jak np. daty urodzenia, imiona rodziców – jak i tych bardziej szczegółowych, które pozwolą być może poznać więcej faktów z życia bliskich i zaangażowania się na rzecz lokalnej społeczności. Ważne jest, aby zapisywać ustalenia i prowadzić notatki na temat losów rodziny i poszczególnych jej członków. Dobrą pomocą na tym etapie będzie stworzenie drzewa genealogicznego i zrobienie ogólnego planu posiadanych przez nas dokumentów.

Warto sporządzić również drzewo genealogiczne swojej rodziny (il. ze zbiorów Biblioteki Narodowej, sygn. R.21378/III)

5. Porządkujemy i opisujemy

Gdy mamy rozpoznaną historię rodziny, możemy przystąpić do porządkowania zbiorów. Poniżej podaję tylko ogólne informacje na ten temat, a bardziej szczegółowe wytyczne i zasady opracowywania zbiorów znajdą się w kolejnych artykułach.

Na początku najlepiej jest podzielić dokumenty bardzo ogólnie, np. na gałęzie rodziny (zwłaszcza jeśli jest ona duża), małżeństwa z dziećmi lub członków rodziny. Innym rozwiązaniem może być to zaczerpnięte z metod stosowanych w przypadku archiwów podworskich: można podzielić wstępnie materiały na dwie części: dokumenty rodziny i dokumenty finansowe, dotyczące majątku, posiadanych budynków i gospodarstw. Trzeba to jednak dobrze rozważyć. Ogólna zasada w porządkowaniu archiwaliów jest taka, aby nie zmieniać układu, który ktoś już im nadał, i nie mieszać dokumentów ze sobą.

W rodzinnej kolekcji możemy także spróbować wydzielić (oczywiście nadal w ramach pozostałości po jednej osobie lub małżeństwie z dziećmi) zdjęcia, druki ulotne i pamiątki. Nie da się przechowywać np. papieru razem z pamiątkami, podobnie też zdjęcia potrzebują nieco innego przechowywania i zabezpieczenia, więc również warto utworzyć dla nich osobną kolekcję.

Z materiałów formujemy tzw. jednostki archiwalne, którymi mogą być pojedyncze teczki z dokumentami, albumy ze zdjęciami, zbiór zdjęć na jakiś temat, jak również jeden duży i ważny dokument. Każda jednostka powinna posiadać swój opis, który wskaże jej zawartość i okres, którego ona dotyczy, ale będzie przy tym dość zwięzły.

Najlepszą metodą porządkowania teczek jest układanie ich chronologicznie i nadawanie im później sygnatury, czyli unikatowego numeru, który pozwoli na ich identyfikację. Każdy typ materiału – dokument, mapa, zdjęcie, pamiątka (obiekt, np. medal), nagranie na płycie, wymaga jednak innego podejścia i zastosowania innej metody opracowania i opisania. O tym szczegółowo będą mówić kolejne teksty.

Rodzinne fotografie można wydzielić jako osobną kategorię zbiorów (fot. Christian Storb, Pixabay)

6. Zabezpieczamy

Pierwszym krokiem, jaki możemy w tym kierunku zrobić, to zeskanowanie lub zrobienie zdjęć posiadanych zbiorów. Dzięki temu w razie ewentualnego zniszczenia lub utraty oryginałów zachowa się przynajmniej ich skan lub zdjęcie. Drugim krokiem jest umieszczenie materiałów w specjalnych teczkach (w przypadku papieru) lub pudełkach (w przypadku np. płyt CD lub pamiątek). Dobrze jest zawczasu o tym pomyśleć, zastanowić się, ile teczek potrzeba, ponieważ przydadzą się w porządkowaniu i opisywaniu dokumentów. Takie teczki i pudełka powinny być zrobione ze specjalnego, bezkwasowego materiału, który nie wejdzie w reakcję z przechowywanymi pamiątkami i nie doprowadzi do ich degradacji. Można poza tym postarać się również o specjalne kartony do archiwizacji i tam również umieścić teczki i mniejsze pudełka.

Kwaśny papier szybko niszczeje, a co gorsza, może wchodzić w reakcję z innymi typami papieru, dlatego do przechowywania archiwaliów używa się teczek bezkwasowych. Na zdjęciu widoczna różnica w stanie zachowania dwóch czterdziestoletnich książek, z których jedna (u góry) została wydrukowana na kwaśnym papierze (fot. Gruchalik, CC BY-SA 4.0)

Wszystko bez problemu dostaniemy w sklepach internetowych, gdybyśmy jednak nie mieli możliwości ich zakupu, przynajmniej na razie, dobrym rozwiązaniem będą zwykłe, białe, wiązane teczki, które również dobrze zabezpieczą papier i nie zrobią mu krzywdy. Teczki nadają się również do przechowywania zdjęć, jednak ze względu na to, że papier fotograficzny jest szczególnie wrażliwy, każde zdjęcie trzeba będzie jeszcze dodatkowo zabezpieczyć poprzez umieszczenie na specjalnej karcie (może być to zwykła, biała karta A4, ale można pokusić się o zamówienie papieru bezkwasowego) lub w specjalnie zrobionej, papierowej koszulce.

7. Robimy inwentarz

Inwentarz to nic innego jak spis jednostek, które znajdują się w archiwum, w takiej kolejności, w jakiej zostały ułożone i w jakiej będą przechowywane. Na wstępie możemy spróbować opisać historię rodziny, samych zbiorów i ich przechowywania. I choć archiwiści zazwyczaj trzymają się wytycznych sporządzania inwentarzy, które mówią jeszcze o szczegółowym opisie zawartości zbiorów pod względem treści i struktury archiwalnej zespołu, absolutnie nie jest to konieczne w przypadku archiwum rodzinnego.

Samo opisanie historii rodziny nie będzie zadaniem łatwym, przede wszystkim chodzi więc o zrobienie spisu jednostek z uwzględnieniem ich sygnatur, tytułów, dat, ewentualnie dodatkowych informacji o zniszczeniach i ubytkach. Inwentarz można zrobić w Wordzie, Excelu, Accesie lub w specjalnym programie. Jeśli później zrodzi się pomysł, aby z archiwum rodzinnego uczynić społeczne, można postarać się o dostęp do Otwartego Systemu Archiwizacji, który pozwoli nie tylko na wprowadzenie danych, ale też na wygenerowanie gotowego inwentarza. Taki inwentarz będzie służył przede wszystkim nie tylko nam, ale każdemu członkowi rodziny i innym osobom zainteresowanym zbiorami. Pozwoli im się zorientować ile i jakiego typu materiały znajdują się w naszym archiwum.

W prace te można zaangażować również innych członków naszych rodzin, np. zrobienie nawet prostego drzewa genealogicznego to świetny pomysł na spędzenie czasu z dziećmi. Być może stanie się to impulsem do odkrywania historii, która wydawała się wcześniej bardzo odległa, sprowokuje do lektury, odwiedzin w bibliotece czy archiwum lub do wyprawy do rodziny, z którą nie było wcześniej dużego kontaktu. Nawet jeśli z początku logistyczna strona całego przedsięwzięcia może trochę przerażać, to własne, nawet niewielkie archiwum zapewnia porządek we własnych dokumentach i stanowi niezwykle cenną pamiątkę życia własnej rodziny.

***

Artykuł jest trzecią częścią cyklu poświęconego archiwom rodzinnym i ich prowadzeniu. Honorowy patronat nad nim objął Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych.

Cykl artykułów o archiwach rodzinnych został objęty Patronatem Honorowym Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych

Bibliografia

  • Metodyka pracy archiwalnej, red. Stanisław Nawrocki, Stanisław Sierpowski, Wyd. Naukowe UAM, Poznań 1995.
  • Poradnik rodzinnego archiwisty, pod red. Joanny Chojeckiej, Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Warszawa 2020.
  • Halina Robótka, Opracowanie i opis archiwaliów. Podręcznik akademicki, Wydawnictwo Naukowe UMK, Toruń 2010.
Historyczka i archiwistka, doktor historii UAM i Paris IV – La Sorbonne. Pracowała dla Biblioteki Polskiej w Paryżu, była konsultantką zespołu opracowującego zbiory Instytutu Literackiego „Kultura” oraz współtworzyła archiwum o. Tomasza Alexiewicza OP. Zajmuje się historią Poznania, stosunków polsko-francuskich i metodyką archiwalną. Opublikowała książki: „Reakcja Francji na wprowadzenie stanu wojennego w Polsce: grudzień 1981–styczeń 1982” (Warszawa 2012), „«Solidarność» nad Sekwaną. Działalność Komitetu Koordynacyjnego NSZZ «Solidarność» w Paryżu 1981–1989” (Gdańsk 2016) oraz „Powszechna Wystawa Krajowa w 1929 r. w źródłach historycznych” (Warszawa–Poznań 2021).

Skomentuj. Jesteśmy ciekawi Twojej opinii!